Więcej niż jeden samochód w firmie – kiedy może być kosztem?
Podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą uwzględniać wydatki na więcej niż jeden samochód jako koszty uzyskania przychodu. Choć organy podatkowe są generalnie przychylne temu rozwiązaniu, nie oznacza to całkowitej swobody. Aby skorzystać z takiej możliwości, przedsiębiorca musi wykazać, że dodatkowy pojazd jest faktycznie niezbędny dla prowadzonej działalności.
Spis treści:
Co stanowi koszt uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), koszty uzyskania przychodów to wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Wyjątkiem są wydatki wyraźnie wyłączone z tej kategorii na mocy art. 23 ustawy.
Oznacza to, że wszystkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej mogą być uznane za koszty, pod warunkiem, że mają związek z uzyskaniem przychodów. Dotyczy to także kosztów związanych z samochodami, o ile są one wykorzystywane na potrzeby prowadzonej działalności. Jednak w przypadku posiadania więcej niż jednego samochodu, przedsiębiorca musi wykazać, że kolejny pojazd jest mu rzeczywiście potrzebny do działalności. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
Aby wydatki na drugi samochód mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów, przedsiębiorca musi spełnić kilka warunków:
- Wydatek poniesiony przez podatnika – samochód i koszty z nim związane muszą być opłacone z zasobów majątkowych przedsiębiorcy.
- Definitywność wydatku – wydatki muszą być rzeczywiste, a ich wartość nie może zostać podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona.
- Związek z działalnością – drugi pojazd musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.
- Cel uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów – wydatek musi mieć wpływ na przychody firmy.
- Właściwa dokumentacja – wszystkie koszty muszą być odpowiednio udokumentowane.
- Brak wykluczenia w ustawie – wydatek nie może należeć do kategorii wykluczonych przez ustawę, np. wydatków na prywatne cele przedsiębiorcy.
Przykłady korzystnych interpretacji podatkowych
Organy podatkowe często przychylają się do stanowisk przedsiębiorców, którzy chcą rozliczyć wydatki na więcej niż jeden samochód. W każdej sytuacji jednak zastrzegają, że to przedsiębiorca musi wykazać, że dodatkowy pojazd jest niezbędny do prowadzenia działalności, gdzie argumentacja w tym zakresie będzie uzależniona bezpośrednio od zakresu prowadzonej działalności.
- Działalność marketingowa – w interpretacji z 19 września 2024 roku (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.494.2024.2.AG), podatnik prowadzący działalność marketingową uzasadnił, że pierwszy pojazd pełni funkcje samochodu dostawczego, przeznaczonego do przewożenia sprzętu w ramach prowadzonych przez niego działalności, a drugi jako (z segmentu premium) miał być bardziej reprezentatywny, dzięki któremu potencjalni klienci i kontrahenci podatnika będą postrzegać go jako bardziej wiarygodnego.
- Działalność lekarska – w interpretacji z 3 października 2024 roku (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.521.2024.2.MZ) przedsiębiorca-lekarz argumentował, że potrzebuje dwóch samochodów: jednego do poruszania się typowo po mieście, a drugiego na dłuższe dystanse. W innym przypadku również przedsiębiorca będący lekarzem (interpretacja indywidualna z dnia 23 września 2024 roku, znak 0113-KDIPT2-1.4011.485.2024.2.MZ) za uzasadnione przyjął stanowisko, w którym wskazał, na konieczność codziennych dojazdów na dalsze odległości oraz brak bezpośredniego i szybkiego połączenia komunikacją publiczną - co oznaczało, że jest przez to zależny od własnego środka transportu i drugi jest mu niezbędny na wypadek awarii pierwszego.
- Branża prawnicza – podobną decyzję podjęto w przypadku prawnika w interpretacji z 23 maja 2024 roku (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.182.2024.1.AA), który korzystał z jednego samochodu na podstawie najmu długoterminowego i planował leasing drugiego. Uzasadnił to potrzebą drugiego pojazdu w przypadku awarii oraz charakterem swojej działalności, która wymagała częstych podróży po kraju.
- Branża informatyczna – interpretacja indywidualna z 17 listopada 2023 roku (sygn. 0115-KDIT3.4011.599.2023.2.AD) dotycząca informatyka pokazuje, że uzasadnienie zakupu drugiego samochodu – w tym przypadku hybrydowego – może opierać się na argumentach związanych z oszczędnościami na kosztach eksploatacji oraz poprawą efektywności dojazdów.
Brak formalnych ograniczeń liczby pojazdów
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wprowadza formalnych ograniczeń co do liczby pojazdów, które mogą być wykorzystywane w działalności gospodarczej. Kluczowe jest jednak, aby pojazdy te były faktycznie używane w ramach działalności oraz aby ich zakup i eksploatacja miały uzasadnienie ekonomiczne i biznesowe.
Mimo korzystnych interpretacji podatkowych, przedsiębiorcy powinni zachować ostrożność. Organy podatkowe wymagają dokładnego wyjaśnienia, jak posiadanie dodatkowego pojazdu wpłynie na przychody firmy. Obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego między używaniem pojazdów a generowanymi przychodami spoczywa na podatniku.
Organy podatkowe, choć wydają korzystne interpretacje, podkreślają, że to podatnik musi udowodnić istnienie takiego związku. Ostatecznie to on będzie czerpał korzyści w postaci możliwości zaliczenia wydatków związanych z leasingiem, eksploatacją i ubezpieczeniem drugiego samochodu osobowego do kosztów uzyskania przychodu, co z kolei obniży podstawę opodatkowania.
Wnioski
Brak prawnych przeszkód nie oznacza, że w każdej sytuacji posiadanie więcej niż jednego pojazdu jest uzasadnione. Zawsze musi to być adekwatne do charakteru prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z użytkowaniem więcej niż jednego samochodu w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej pod warunkiem, że potrafią wykazać potrzebę posiadania dodatkowego środka transportu z prowadzoną działalnością. Organy podatkowe zwykle przychylają się do takiej argumentacji, o ile przedsiębiorca wykaże racjonalność i gospodarcze uzasadnienie używania drugiego pojazdu.
