Zwrot wydatków służbowych a przychód pracownika na gruncie PIT.
Bardzo często dochodzi do sytuacji, w których pracownicy dokonują zakupów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej pracodawcy, pokrywając te wydatki z własnych środków pieniężnych. Czy w przypadku otrzymania zwrotu za takie wydatki służbowe można mówić o przychodzie pracownika na gruncie PIT? Jak się okazuje odpowiedź na to pytanie nie jest oczywista.
Spis treści:
Jarosław Neneman podsekretarz w Ministerstwie Finansów, w odpowiedzi na interpelację poselską (DD3.054.41.2024 z 20 grudnia 2024 r.), odniósł się do kwestii opodatkowania zwrotu kosztów transportu taksówkami dla pracowników realizujących zadania służbowe.
W odpowiedzi na interpelację wskazano, że w ocenie MF, przychodu na gruncie PIT nie stanowią pieniądze, wartości pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, których otrzymanie nie prowadzi do pojawienia się po stronie pracownika przysporzenia, czy to w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej, czy to w postaci mierzalnego zaoszczędzenia wydatku.
W sytuacji zatem, gdy pracownik z własnych środków poniósł wydatki na realizację zadania służbowego, a następnie pracodawca dokonał ich zwrotu, nie można mówić o przychodzie pracownika z tego tytułu.
Jednocześnie jednak w odpowiedzi na interpretację wskazano, że MF nie planuje wydania wytycznych, interpretacji ogólnej czy zmiany przepisów w tym zakresie, gdyż każdy zwrot wydatków wymaga odrębnej analizy pod względem skutków podatkowych jakie rodzi.
Odmienne stanowisko NSA i Dyrektora KIS
Stanowisko MF można z jednej strony oceniać jako korzystne dla pracowników, tym niemniej brak planowanych zmian w tym zakresie oznacza, że kwestia nie pozostanie do końca wyjaśniona. Wątpliwości powstają w związku z wydanymi niedawno:
- interpretacją indywidualna dyrektora KIS nr 0115-KDIT2.4011.79.2021.1.ENB z dnia 26 kwietnia 2021 r.;
- wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego o sygn. II FSK 230/22 z dnia 19 listopada 2024 r.
W dokumentach powyższych zajęto stanowisko, że zwrot kosztów przejazdu taksówkami w celach służbowych, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy.
Sprawa przed NSA dotyczyła uznawania zwrotu kosztów przejazdu taksówkami w celach służbowych za przychód ze stosunku pracy. NSA uznał, że przychody ze stosunku pracy obejmują wszystkie świadczenia związane z pracą, zarówno pieniężne, jak i nieodpłatne, które są otrzymywane od pracodawcy. Do takich przychodów zalicza się także zwrot kosztów przejazdu służbowego, niezależnie od wybranego środka transportu.
Ponadto NSA uznał, że wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., K 7/13 dotyczy jedynie świadczeń niepieniężnych, natomiast zwrot kosztów przejazdu taksówkami jest świadczeniem pieniężnym, w konsekwencji tezy wyroku TK nie znajdują zastosowania do tego świadczenia.
Wyrok należy uznać za dość kontrowersyjny. Przyjęcie stanowiska NSA może bowiem prowadzić do rezultatów wprost absurdalnych.
W praktyce bardzo często dochodzi do sytuacji, w których pracownicy dokonują zakupów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej pracodawcy, pokrywając te wydatki z własnych środków pieniężnych. Jeśli takie wydatki są realizowane z polecenia pracodawcy, w jego interesie i na jego rzecz to mają charakter wydatków służbowych, natomiast sam pracownik ma prawo otrzymać zwrot z tytułu poniesienia tych wydatków. Nie można wtedy mówić o przychodzie pracownika.
Przykładowo pracownik biura udaje się do pobliskiego sklepu i na prośbę szefa kupuje papier do służbowej drukarki. W sklepie z uwagi na brak karty służbowej płaci z własnych środków, oczywiście pracodawca zwraca mu następnie kwotę wydatkowaną na kupno papieru służbowego.
Lub inny przykład: pracownikowi firmy remontowej, w trakcie prac remontowych psuje się narzędzie (lub kończy się wykorzystywany materiał). Pracodawca prosi pracownika o kupno do firmy w markecie budowlanym nowego narzędzia (lub dokupienie brakującego materiału). Następnie pracodawca zwraca pracownikowi wydatkowane na ten cel środki pieniężne.
W powyższych sytuacjach brak jest przysporzenia w majątku pracownika, gdyż pracownik nie uzyskuje żadnej korzyści, a jedynie rekompensatę wydatków, których w ogóle by nie poniósł, gdyby nie polecenie pracodawcy.
Uważam, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko takie świadczenia, które nie mają charakteru zwrotu wydatków służbowych. W mojej ocenie świadczenia uzyskiwane od pracodawcy, niezależnie od tego czy są dokonywane w formie pieniężnej czy w formie świadczenia rzeczowego lub usługi, aby podlegały opodatkowaniu muszą prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika dochodu, czyli korzyści majątkowej.
Ponadto należałoby się zastanowić czy w sytuacji, kiedy pracownik dokonuje wydatku służbowego, w imieniu i na rzecz pracodawcy, to w ogóle możemy mówić o świadczeniu pieniężnym. W mojej ocenie jest to bowiem od początku wydatek pracodawcy a płatność i zwrot mają charakter jedynie techniczny.
Zgadzam się natomiast ze stanowiskiem MF, że każdy zwrot wydatków wymaga odrębnej analizy pod względem skutków podatkowych, w szczególności w mojej ocenie należy ocenić, czy zwrot dotyczy wydatku służbowego czy też jest związany z powstaniem korzyści po stronie pracownika. Tylko w tym drugim przypadku, można w mojej ocenie, mówić o przychodzie pracownika na gruncie PIT.
